Desde hace algunos años, la obligación del registro diario de jornada ha sido una necesidad legal ineludible para las empresas en España. El Real Decreto-ley 8/2019 ya estableció que “la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora” . Ese cambio tuvo un impacto importante: dejó claro que no se puede utilizar como excusa que la empresa sea pequeña o que el trabajador tenga un contrato especial; el registro aplica a todos los empleados.
Ahora bien, ese marco existente ha resultado escaso en algunos aspectos prácticos y de garantía, lo que ha llevado al gobierno a impulsar una nueva normativa de registro horario digital más exigente, que desarrolla y refuerza las obligaciones actuales. En los próximos meses este nuevo régimen puede entrar en vigor por Real Decreto, sin necesidad de pasar por todo el trámite legislativo convencional.
En este artículo repasamos qué exige el sistema vigente, qué novedades trae la reforma, cuáles son los requisitos imprescindibles, riesgos y recomendaciones prácticas para cumplir con el registro de jornada con seguridad jurídica.
El marco vigente: obligaciones y condiciones
Para entender hacia dónde vamos, conviene repasar primero lo que ya obliga la normativa actual:
Obligaciones básicas del sistema vigente
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Todas las empresas (independientemente de tamaño, sector o modalidad de trabajo) deben llevar registro diario de la jornada de todos los trabajadores, indicando hora de inicio y fin.
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Ese registro debe conservarse durante al menos cuatro años, quedando a disposición tanto del trabajador como de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
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El registro debe garantizar fiabilidad, objetividad y no ser fácilmente manipulable.
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Las empresas pueden pactar con los representantes de los trabajadores o decidir por decisión unilateral (con consulta) cómo organizar el sistema de registro (fichajes presenciales, registro digital, etc.).
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El hecho de que haya flexibilidad horaria no exime de registrar el inicio y el final del trabajo efectivo.
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En cuanto a las horas extraordinarias, aunque tienen un régimen específico, el registro de jornada puede utilizarse como mecanismo auxiliar para justificar su existencia y cuantía
Límites y desafíos del sistema actual
A pesar de estas obligaciones, en la práctica muchas empresas aún usan sistemas poco fiables: hojas de Excel, registros manuales, tarjetas físicas sin trazabilidad clara, etc. Eso genera riesgo de reclamaciones de trabajadores, discrepancias y sanciones.
Además, el sistema vigente tiene ambigüedades sobre la exigencia de acceso inmediato a los registros por parte de trabajadores o representantes, lo que ha generado debates y alguna jurisprudencia controvertida.
Por otra parte, la Inspección de Trabajo ha aumentado las actuaciones en esta materia. En 2024 se recaudaron más de 20 millones de euros en sanciones por infracciones relacionadas con tiempos de trabajo y registro de jornada
Qué trae la reforma: registro horario digital más estricto
La reforma proyectada pretende elevar el nivel de exigencia del registro de jornada, para que el control horario deje de ser una mera formalidad y se convierta en una herramienta robusta de verificación real. Estas son las principales novedades que se plantean:
Registro digital obligatorio
Uno de los cambios clave: el sistema de registro deberá ser digital, con mecanismos que garanticen la autenticidad, trazabilidad y acceso inmediato a registros. Quedan descartados métodos manuales, papel o Excel sin control fiable.
Este registro digital debe ser personal (vinculado al trabajador) e inalterable, para evitar manipulaciones posteriores de horarios.
Acceso en tiempo real y remoto
La Inspección de Trabajo deberá poder acceder a los registros de jornada de manera remota y casi en tiempo real, para supervisar su compliance. Asimismo, los trabajadores y sus representantes tendrán derecho a consultar estos registros con inmediatez.
Delimitación entre horas ordinarias y extra
Los sistemas tendrán que ser capaces de distinguir claramente entre jornada ordinaria y horas extraordinarias, reflejar pausas, descansos y cualquier otro elemento que pueda afectar al cómputo de tiempo.
Adaptación en convenios colectivos
Los convenios colectivos deberán adaptarse a este nuevo régimen antes de final de 2025 para incorporar estas exigencias en sus reglas de registro, lo que obliga a revisar cláusulas de control horario incluidas en convenios sectoriales.
Sanciones más graves y personales
El nuevo régimen sancionador será más estricto: se propone que las infracciones se penalicen por trabajador afectado y no solo por empresa, con montos que podrían elevarse significativamente.
Derecho a la desconexión
La reforma también reforzará el derecho a la desconexión digital, para evitar que los trabajadores hagan sobreesfuerzos fuera del horario laboral por exigencias tecnológicas o por sistemas de control.
Requisitos imprescindibles para que el registro sea válido
Si eres empresario o asesor de empresas, estos son los requisitos esenciales que debe cumplir el sistema de registro para que tenga validez jurídica:
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Personalización: Cada trabajador debe tener su registro individual, vinculado a su identidad.
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Hora de inicio y fin exactas: No vale dejar márgenes indeterminados.
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Inalterabilidad: No debe permitir modificaciones retroactivas sin registro de auditoría.
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Trazabilidad y control: Que se pueda demostrar quién registró, cuándo y con qué medio.
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Acceso: Los trabajadores, sus representantes y la Inspección deben poder acceder a los registros dentro de un plazo razonable (o inmediato, si la reforma lo exige).
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Conservación: Mínimo 4 años.
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Compatibilidad con la normativa de protección de datos: El sistema debe garantizar que los registros respeten el RGPD, limitando accesos, cifrando datos sensibles y estableciendo responsabilidades claras.
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Integración con horarios pactados: Los convenios, acuerdos de empresa o pactos individuales deben adecuarse para prever los mecanismos de registro y control acordados.
Recomendaciones prácticas para anticiparse
Para que tu empresa o tus clientes no sean sorprendidos, conviene que tomes medidas ahora:
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Audita el sistema de registro que se usa actualmente: identifica sus fallos de trazabilidad, manipulación o falta de acceso.
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Evalúa plataformas digitales homologadas que cumplan con requisitos de inalterabilidad, acceso remoto, diferenciación de horas y auditoría automática.
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Actualiza los acuerdos de empresa o convenios internos para incorporar cláusulas de control horario digital.
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Forma al personal (RR.HH., gerentes, trabajadores) sobre el uso del registro, plazos y obligaciones legales.
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Designa responsables internos que supervisen el cumplimiento y gestionen el acceso de inspecciones.
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Asegúrate de que el sistema elegido sea compatible con la normativa de protección de datos (seguridad, autorización de accesos, limitaciones, cifrado).
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Conserva los registros en un entorno seguro durante los plazos exigidos.
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Mantente atento al texto final del Real Decreto y sus disposiciones transitorias para adecuar con oportunidad.
